Acta

Das Dokumentenarchiv von CENESYS: Dokumente gemäss den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt, mit garantierter Sicherheit und Integrität.

Die Vorteile von Acta

• Automatische Archivierung

  Dokumente werden archiviert, sobald sie entstehen, oder auf Wunsch, gemäss der Konfiguration jeder Organisationseinheit.

• Gesetzeskonforme Aufbewahrung

  Gesetzeskonforme Aufbewahrung für 10 Jahre und länger; kein Dokument wird verändert oder gelöscht.

• Fortschrittliche Verschlüsselung

  Algorithmen nach dem neuesten Stand der Technik, AES‑256 und RSA‑3072, mit einem Schlüssel pro Organisationseinheit, den der Kunde verwahrt.

• Gesicherte Integrität

  Ein SHA‑256-Fingerabdruck pro Dokument belegt, dass der Inhalt nicht verändert wurde.

• Suche in Echtzeit

  Eine integrierte Indexierung macht jedes Dokument im Nu auffindbar.

• Versionen im Griff

  Identische Duplikate werden erkannt, neue Versionen nummeriert.

• Eigenes Archiv

  Eine vom Rest der Plattform getrennte Umgebung, abgeschottet nach Kunde, Organisationseinheit und Dokumenttyp.

• In Dazium integriert

  Jedes archivierte Dokument bleibt mit der Anmeldung, dem Bordereau oder der Rechnung verknüpft, aus der es stammt.

Funktionsweise

1. Erfassung. Das Dokument gelangt bei seiner Entstehung automatisch zu Acta, oder auf Wunsch des Benutzers.
2. Fingerabdruck. Acta berechnet den digitalen Fingerabdruck des Inhalts: Duplikate werden erkannt, neue Versionen nummeriert.
3. Verschlüsselung. Das Dokument kann mit AES‑256 verschlüsselt werden; der Schlüssel wird mit RSA‑3072 durch den Schlüssel der Organisationseinheit geschützt.
4. Indexierung und Aufbewahrung. Die Daten werden indexiert und das Dokument unveränderbar für 10 Jahre und länger aufbewahrt.
5. Suche und Abfrage. Jedes Dokument ist im Nu gefunden und wird nur mit dem Schlüssel des Kunden wieder lesbar.

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